Case omschrijving
Klik hier om de website van CUMELA Nederland te bezoeken
Een bestaand (overigens geweldig compleet) CRM pakket SuperOffice CRM is actief bij CUMELA Nederland. Het pakket heeft een “open” architectuur en database structuur. Hierdoor zijn maatwerkapplicatie heel goed te integreren en draagt dit bij aan de flexibiliteit van dit pakket. In dit pakket registreren inmiddels ca. 65 mensen dagelijks alle activiteiten rond hun leden en relaties. Hierbij kunt u denken aan telefoontjes, e-mails, documenten, afspraken, projecten en nog veel meer.
CUMELA Nederland heeft een smalle doelgroep met een heel breed dienstenpakket. Mede hierdoor is SuperOffice CRM bij uitstek hét CRM pakket omdat er vele maatwerkapplicatie in bijvoorbeeld Microsoft Access kunnen worden gemaakt waarmee snelle registraties mogelijk zijn. Omdat iedere medewerker zijn of haar tijd reeds verantwoord in de agenda module van SuperOffice CRM levert een tijdregistratie op basis van deze agenda enorm veel tijdwinst op. Bovendien een pre omdat een deel van deze tijd wordt doorbelast aan relaties.
De applicatie
De applicatie doet feitelijk niet veel meer dan de reeds bestaande gegevens aanvullen met enkele essentiële zaken en schrijft deze weg in de database. Uiteraard heeft de nodige applicatie ingebouwde veiligheden:
- De medewerker moet de tijdregistratie per week sluitend maken met het aantal uren dat in het arbeidscontract is vastgesteld
- Voor alle regels die weggeschreven worden, dienen een aantal verplichte velden ingevuld te zijn
- Bij iedere regel dient te worden aangegeven of deze gefactureerd moet worden of niet
De applicatie geeft de gebruiker een serie voorstellen op basis van geregistreerde activiteiten in SuperOffice CRM. De gebruiker hoeft deze alleen te wijzigen of kan deze meteen accepteren.
De weken kunnen door admin gebruikers worden geblokkeerd. Zo liggen de gegevens “vast” en kunnen op basis hiervan verwerkingen plaats vinden.’
Op basis van de data die opgeslagen is, worden na het blokkeren van de periodes een aantal verwerkingen gedaan. Eén van die verwerkingen is facturering naar relaties. Alle te factureren tijd wordt middels een Microsoft Access applicatie verzameld tot verkoopfacturen in een XML bestand. Dit bestand wordt middels Exact Globe verder verwerkt tot facturen.
Uiteraard worden periodiek ook verschillende overzichten gemaakt waarvan de inhoud vooraf is samengesteld. Deze overzichten verschillen van gebruikersoverzichten tot managementinformatie.
Voor CUMELA Nederland ontwikkelden wij ook diverse andere maatwerkapplicaties als verlengstuk van Superoffice CRM:
- Advertentieadministratie
- Cursusadministratie
- Facturering zakelijke diensten
- Bijeenkomstenregistratie
- Koppeling van relatiegegevens met de website
- Diverse webpanels binnen de applicatie zelf voor het weergeven van bijvoorbeeld financiële informatie
Bent u geboeid door deze case, heeft u vragen of wenst u meer informatie over deze applicatie en alle andere maatwerkapplicaties die wij hebben ontwikkeld? Neemt u dan contact op.