Case 3 – Advertentiesysteem

Caseomschrijving

Klik hier om de website van Reclamo Hellenique te bezoeken.

Een volledige online applicatie om het proces te managen van het opgeven van een advertentie tot aan facturatie. Hellenique uit Putten is een gerenommeerd reclame- en mediabureau dat al sinds jaar en dag voor hun klanten alle zaken betreffende reclame en media uit handen neemt. Samen met Hellenique ontwikkelden wij een online systeem om het proces van het opgeven van een advertentie tot aan de facturering te kunnen managen. Het product Rouwadvertenties.nu is een doordacht systeem waarin gebruikersgemak vooropstaat. Klanten kunnen 24/7 online een advertentie opgeven in het systeem. Daarbij worden eveneens door de klant enkele belangrijke gegevens ingevoerd:

• welke krant/editie;
• plaatsingsdatum;
• soort en formaat advertentie;
• gebruik van kleur, kaders en typografie;
• afbeeldingen en teksten.

Met deze gegevens gaat Hellenique aan de slag om deze klant zo snel mogelijk van een proefversie te voorzien. Is de advertentie akkoord, dan wordt deze met een druk op de knop als complete plaatsingsopdracht automatisch naar de juiste uitgeverij verzonden.

De applicatie

De applicatie waarborgt de plaatsingen van advertenties in bijna alle media door heel Nederland. Zodra de klant zijn of haar advertentie heeft opgegeven, gaat het team van Hellenique aan de slag om de gegevens te verwerken tot een professionele advertentie die aan alle drukeisen voldoet. Zodra de advertentie gereed is, wordt deze via het online systeem als proef verzonden naar de klant. Nadat op- en aanmerkingen zijn verwerkt en de advertentie definitief gemaakt is, wordt deze eveneens via het online systeem verstuurd naar de betreffende uitgeverij. Klanten hoeven zich geen zorgen te maken over het juiste formaat, tarieven, de aanleverspecificaties etc. Dit is allemaal geregeld én gewaarborgd in het online systeem. Doordat alle gegevens in de backoffice worden beheerd en onderhouden, hoeven de trafficmanagers zich ook geen zorgen te maken of de advertentie naar het juiste adres wordt gestuurd. Dit is allemaal automatisch geregeld.

Unieke identificatie

Iedere advertentie heeft een unieke identificatie. Via dit kenmerk bewandelt de advertentie het hele systeem. Van opgeven tot verzenden naar de uitgeverij, maar ook bij facturatie en controle. Zo verschijnt dit unieke kenmerk in alle correspondentie en tevens op de factuur.

Intranet

Het systeem omvat een complete intranetoplossing. Het team van Hellenique werkt dagelijks met dit systeem en verzorgt inmiddels de plaatsing en facturering van circa 75 advertenties per dag. Via slimme werkvoorraden weten medewerkers exact:

• welke advertenties als eerste opgemaakt moeten worden (in verband met sluitingen van kranten);
• wie op welk moment een specifieke advertentie aan het opmaken is;
• hoeveel advertenties opgegeven zijn;
  • reeds opgemaakt zijn;
  • reeds als proef zijn aangeleverd bij de klant;
  • reeds als opgave verzonden zijn aan de uitgeverij.

Nadat de advertenties geplaatst zijn, worden facturen gegenereerd op basis van wensen van de klant. Advertenties worden desgewenst verzameld op één overzichtelijke totaalfactuur. Nadat de facturen zijn uitgeprint of per e-mail verzonden, worden deze via een import/export in XML-formaat als verkoopboekingen in Exact Online ingelezen. Hierbij worden ook automatisch de debiteurgegevens meegenomen. Verder bevat het factureringsgedeelte van dit systeem functies als:

• het verwerken van tarieven, provisies, kortingen etc.;
• het crediteren van advertenties en wisselen van debiteur;
• het onderhouden van debiteurgegevens.

Nadat de verkoopfacturen gemaakt zijn, worden ook de inkoopnota's van de uitgeverij verwerkt in dit systeem voor een controle van de prijzen.

Bent u geboeid door deze case, heeft u vragen of wenst u meer informatie over deze applicatie en alle andere maatwerkapplicaties die wij hebben ontwikkeld? Neemt u dan contact op.